PENGGUNAAN MODEL SISTEM UMUM
Berdasarkan
uraian-uraian sebelumnya telah jelas mengenai bentuk model sistem umum, yang
dapat diterapkan pada jenis-jenis organisasi yang ada pada saat ini, walaupun
perlu adanya beberapa modifikasi. Misalnya penggunaan model sistem umum pada
organisasi yang menghasilkan produk dan jasa.
Pasar Swalayan
Semua
sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus
utama adalah material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual.
Arus personil terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang
lain yang dipekerjakan untuk suatu jangka waktu dan akhirnya berhenti. Sejumlah
kecil mesin digunakan, yaitu alat pembaca bar code di kasir. Terdapat
pula mesin-mesin di belakang layar seperti komputer, kalkulator dan telepon.
Alat lainnya mencakup lemari pendingin, kotak peraga, dan rak-rak untuk
menempatkan barang dagangan yang akan dijual. Arus uang ke pasar swalayan
disediakan oleh para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran
kepada para pemasok, pegawai dan pemilik.
Proses
transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak.
Dengan perkataan lain adalah semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap
untuk dijual secara mudah dan menarik.
Elemen
manajemen dalam sistem konseptual terdiri dari manajer toko dan para asisten
manajer.
Pengolah
informasi adalah komputer toko tersebut, yang mengendalikan alat pembaca bar
code dan menyediakan harga-harga untuk berbagai barang. Komputer juga
mengirim data ke kantor pusat yang menyebutkan barang-barang yang akan dipesan,
menyediakan statistik penjualan, dan sebagainya.
Standar
kinerja paar swalayan ditetapkan bersama oleh kantor pusat dan manajemen toko.
Standar dalam bentuk kuota penjualan dan anggaran operasi memberi para manajer
panduan mengenai tingkat kinerja yang harus dicapai. Manajer menggunakan
pengamatan dan pengolah informasi untuk memantau kinerja aktual dan
membandingkannya dengan standar.
Manajer
menerima sejumlah laporan yang menunjukkan barang mana yang laku, dan yang
tidak. Manajer menanggapi laporan tersebut dengan mengambil tindakan seperti
menyesuaikan jumlah pesanan, mengatur ulang rak, mengadakan obral, serta
menambah papan tanda dan rak promosi. Laporan tersebut juga dapat menunjukkan
jam dan hari dimana penjualan sangat tinggi dan sangat rendah. Informasi
tersebut berguna untuk mempekerjakan dan menjadualkan para pegawai agar dapat
memberikan pelayanan yang memadai bagi pelanggan.
Manajer
pasar swalayan menggunakan informasi dari pengolah informasi, ditambah
standar-standar yang ada, sebagai dasar untuk membuat sejumlah perubahan dalam
sistem fisik sehingga pasar swalayan dapat terus bekerja menuju tujuannya.
Kantor Pengacara
Biasanya
terdiri dari sejumlah kecil kaum profesional yang telah dididik secara khusus
dan disahkan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tugas mereka lebih
menekankan aktivitas mental daripada fisik. Arus materialnya sangat sedikit,
terutama berupa perlengkapan pencatatan (misal kertas, dan pensil).
Setiap
kantor pengacara merupakan sistem fisik yang terkendali. Pada kantor yang
besar, pengendalian dilaksanakan oleh beberapa orang yang disebut partner.
Tanggung jawab utama para partner adalah memastikan bahwa perusahaan
mencapai tujuannya.
Standar
kinerjanya kemungkinan besar tidak serinci standar di pasar swalayan. Kantor
pengacara itu mungkin tidak berusaha untuk menangani sekian banyak kasus atau
memenangkan sekian persen persidangan. Namun, kita mengasumsikan tujuan pada
laba, karena partner mengerti bahwa laba adalah kunci kelangsungan operasi.
Proses
transformasinya adalah mengubah klien dengan permasalahan hukum menjadi klien
yang masalah hukumnya terselesaikan. Hal tersebut dilakukan oleh para
pengacara, yang merupakan sumber daya terpenting bagi perusahaan.
Bahkan
meskipun standar-standar formal mungkin tidak ada, para partner mengetahui
tingkat kinerja yang diperlukan supaya perusahaan berhasil. Jika standar
intuitif tidak tercapai, dibuat sejumlah keputusan untuk mengubah sistem fisik.
Misalkan, jika terlalu sedikit permasalahan hukum yang diubah menjadi solusi
(kalah dalam banyak kasus), pengacara tambahan dapat dipekerjakan, pengacara
yang sekarang ada dapat diganti, mahasiswa dapat bekerja paruh waktu untuk
melakukan penelitian perpustakaan, dan seterusnya.
Model
sistem umum memberikan suatu struktur bagi elemen-elemen dasar setiap
kantor-kantor pengacara.
No comments:
Post a Comment