117.
KOMUNIKASI PERKANTORAN
Jenis dan Asas Komunikasi Perkantoran
Dalam
pengertiannya yang umum, komunikasi
adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang
kepada oranng lain. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup
penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari seseorang ke dalam pikiran orang
lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan
tindakan-tindakan yang diharapkan.
Dalam garis besarnya komunikasi itu meliputi unsur-unsur yang berikut:
1). Pengirim Warta (communicator).
2). Warta, Keterangan , atau buah pikiran.
3). Alat atau sarana untuk meyampaikan warta.
4). Isyarat yang dipancarkan oleh alat/ saran yang bersangkutan.
5). Penerima warta(communicate).
Jadi, kalau misalnya seorang kepala pabrik melaporkan hasil pabrik kepada
direktur perusahaan , maka dalam hal ini terjadi communicaton.
Tetapi ,
dalam suatu organisasi atau kantor yang sudah besar, proses komunikasi
administrasinya tidaklah sedemikian sederhana. Masih banyak unsur-unsur lainnya
yang masuk ke dalam proses itu seperti misalnya berbagai alat yang
dipakainya atau tatacara penyampain wartanya.
Sebuah bagan
yang terperinci mengenai komunikasi telah disusun olehClaude E. Shannon dan
Warren Weaver dalam buku mereka The Mathematical Theory of Communication
sebagai berikut :
1)
Sumber Warta
2)
Wartanya itu sendiri
3)
Alat Pengirim Warta
4)
Isyarat yang dikeluarkan oleh alat pengirim itu sendiri
5)
Sumber Gangguan
6)
Isyarat yang diterima
7)
Alat Penerima yang menyajikan
8)
Wartanya
9)
Pihak yang dituju.
Gangguan-gangguan
yang timbul dalam proses hubungan akan menambah, mengurangi, atau
memutar-balikan warta yang dikirimkan itu . Jadi todak jarang suatu warta
setelah sampai ke tempat tujuannya , ternyata isinya sudah tidak lagi
sama seperti yang dimaksudkan sumbernya.
Walaupun pada
penyampain sesuatau warta mungkin terdapat suatu maksud khusus tersendiri, tapi
pada umumnya tata hubungan mempunyai 2 tujuan menurut Keith Davis, yaitu:
1.
To provide the information and understanding necessary for group affort ( The
SKILL to work)
2.
To provide the attitudes necessary for motivation, cooperation, and job
satisfaction.(the WILL to work)
1.
Untuk menyediakan keterangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama
dari kelompok itu KEMAHIRAN kerja.
2.
Untuk mengusahakan sikap-sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerja,
kerjasama, dan kepuasan dalam pekerjaan KEMAUAN kerja.
Menurut Davis komunikasi yang lebih baik menghasilkan pelaksanaan pekerjaan
yang lebih baik , sedang persatupaduan antara kenahiran kerja dan kemauan kerja
itu akan menghasilkan karya yang terbaik.
Komunikasi perkantoran dewasa ini tidak hanya satu macam suatu pembagian
jenis-jenis komunikasi perkantoran yang sistematis diberikan oleh J. C
Denyer (office Management, 1975) yang membedakanya dalam:
1). Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication)
Ini meliputi surat yang dikirimkan melalui surat pos atau petugas
penhantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya
2). Sistem Kominikasi Lisan ( Oral Communication)
Ini meliputi telepon untuk hubungan ke luar maupun dalam kantor sendiri,
radio, atau hanya corong suara.
3). Sistem Mekanis (Mechanical System)
Ini meliputi pipa udara, ban berjalan, teleks sampai televisi.
4). Sistem Panggilan Petugas( Staff Location System)
No comments:
Post a Comment