56.
PENGORGANISASIAN PERKANTORAN
1. Pengorganisian
terhadap office service
Dalam pengertianya
yang umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu apa pun.
Organisasi adalah juga sistem.
Sistem yang berupa organisasi ini terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan
, yaitu sekelompok orang , kerjasama, dan tujuan tertentu. Setiap organisasi
tersusun dari kelompok orang. Orang-orang ini melakukan kerjasama, dan
kerjasama itu dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu yang mereka
setujui bersama.
Kerjasama di antara orang-orang dlam organisasi menyangkut beberapa segi
lainnya di sampingnya bidang kerja. Untuk dapat bekerjasama orang-orang itu
harus dapat berkomunikasi satu sama lain. Chester Bernard menaruh ‘
communication’ sebagi unsur yang pertama dari segenap organisasi. Selanjutnya
agar tujuan organisasi tercapai dengan sebaik-baiknya, maka dalam
pelaksanaan kerjasama itu harus ada koordinasi, yaitu kontak dan
keselarasan di antara orang-orang maupun kegiatan –kegiatanya sehingga
semuanya berlangsung secara tertib dan seirama kearah tercapainya organisasi.
Dengan adanya koordinasi dapatlah dihindarkan adanya kekacauan ,
percekcokan , kekembaran kerja , atau kekosongan kegiatan.
Agar suatu organisasi dapat
benar-benar mencapai tujuannya secara penuh , maka tataraga organisasi itu
harus memenuhi 2 syarat, yaitu efisiensi dan sehat. Tataraga organisasi yang
efisien berarti bahwa organisasi itu memiliki susunan yang logis dan bebas dari
sumber-sumber pergesekan sehingga segenap perbandingan yang terbaik antara
usaha sengan hasil kerjanya.
Setiap organisasi dibentuk tentulah
karena adanya tujuan tertentu yang ingin dicapai . Tujuan ini menentukan
macam-macam dan luasnya pekerjaan yang harus dilaksanakan . Segenap pekerjaan
itu dengan penertiban akan menjadi berbagai fungsi. Suatu fungsi adalah
sekelompok aktivitas atau pekerjaan yang tergolong pada jenis yang sama
berdasarkan sifatnya, pelaksanaanya, ataupun karena merupakan suatu urutan atau
secara praktis saling tergantung satu sama lain.
Demikianlah tujuan organisasi dengan
tahap kelanjutanya di atas merupakan serangkaian ketergantungan yang
untuk lebih jelasnya dapat digambarkan sebagai berikut :
Tujuan →
Pekerjaan →Fungsi →Tugas → Pelimpahan Wewenang → Permintaan
Tanggung Jawab → Kewajiban Bertanggung Jawab.
Tangung jawab terakhir
mengenai penunaian secara sepatutnya dari seluruh tugas yang berarti
tercapainya tujuan organisasi berada di atas pundak pihak pimpinan. Jadi,
pemimpin organisasi bertanggung jawab atas tercapainya tujuan organisasinya.
→Glenn W, Howard dan Edward Masonbrink (Administration of Physical Education, 1963)
mencatat bahwa kantor sebagai pusat aktivitas administrasi dapat
berfungsi sebagai suatu :
- ruang
studi dan kerja (a work and study room ),
- suatu
ruang konperensi ( aconference room ) ,
- suatu
ruang perundingan ( a negotiating room ),
- suatu
pusat informasi ( an information center),
- suatu
pusat pelayanan ( a service center ),
- suatu
ruang warkat ( a room of records),
- suatu
ruang penerima tamu ( a reception room),
- dan
seringkali semata-mata sebagai suatu lambang status ( a symbol of status).
Sebagai contoh sebuah
perusahaan dapt mempunyai struktur organisasi yang dapt digambrkan
sebagai berikut :
PUCUK
PIMPINAN
①Bagian
Produksi
②Bagian
Marketing
③Bagian
Accounting
④Unit
OfficeManager
Dengan demikian , dalam praktek
perusahaan wewenang koordinasi dan tugas pelayanan office manager itu dapat
digambarkan demikian :
PUCUK
PIMPINAN
①Bagian Produksi - kantor pabrik A
& kantor pabrik B
②Bagian Marketing - kantor
penjualan
③Bagian Accounting - kantor
keuangan
④Unit Office Manager - juru- juru
tata usaha
→Berhubungan dengan pelayanan
perkantoran yg tidak hanya berjalan dalam lingkungan kantor tidak hanya
seseorang office manager saja , melainkan menjangkau sampai seluruh unit-unit
lainnya dalam organisasi, maka pengorganisasian perlu mengikuti asaz-asaz
petunjuk dari simmons yg berikut :
a.
Pola atau tataraga organisasi bagi sesuatu kantor bergantung pada
besarnya kantor itu.
b.
Sesuai dengan kecenderungan organisasi yg mungkin terus berkembang dari waktu
ke waktu ( misalnya sebuah perusahaan yg selalu meningkat hasil penjualanya ).
c.
Pengorganisasian terhadap sesuatu kantor harus direncanakan dari bawah, yaitu
para juru tatausaha menuju ke atas.
d.
Bilamana sesuatu kantor telah berkembang cukup besar, perlu diadakan para
pemimpin kelompok kerja( group leader) yg bertindak sebagai pembantu pelaksana
meupun sebagi pengawas.
e.
Rentangan control dariseseorang yg telah pengawas terhadap pegawai bawahan dala
sesuatu kantor hendaknya berkisar pada 6 orangsesuai dengan sederhana atau
rumitnya pekerjaan.
f.
Dalam setiap kantor yg telah cukup berkembang, tingkat jenjang organisasi yg
diciptakan hendaknya tidak lebih daripada 2 tingkat.
g.
Dalam sesuatu kantor perlu diangkat wakil manager untuk memikul tugas
bilamana manager tidak dapat menghadiri pertemuan lainnya.
→Mengenai pola pembagian kerja di antara para pegawai dalam bidang
tatausaha , pada umumnya menurut C. L
Littlefield dan R. M . Peterson ( Modern Office Management, 1956)
dikenal dengan 2 macam rencana :
1.Rencana
Urutan (serial plan)
2.Rencana
Sejajar (Paraflel Plan)
2)Sentralisasi
Dan Spesialisasi Pekerjaan Perkantoran
Dalam hubunganya dengan organisasi
keseluruhanya maka pengorganisasian tatausaha dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) atau asas pemencaran (desentralisasi).
a)
Asas Pemusatan
Dengan asas ini semua kerja
perkantoran dalam organisasi yg bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh
sebuah satuan organisasi yg berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi
yg memikul pekerjaan-pekerjaan operatif.
b)
Asas Pemencaran
Berdasarkan asas ini masing-masing
satuan organisasi dalam seluruh organisasi di samping melaksanakan tugas-tugas
induknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yg terdapat dalam
lingkunganya sendiri.
→Untuk dijadikan pedoman
dalam menerapkan kedua asas itu pada setiap organisasi kantor,
kepustakaan dan praktek administrasi perkantoran di luar negri umumnya menetapkan
pengertian tentang fungsi-fungsi pelayanan yg bersifat pusat ( central service
functions). Fungsi-fungsi ini kemudian dilembagakan menjadi central
service units (satuan-satuan pelayanan pusat). Menurut Littlefield dan Peterson, segi-segi
tatausaha yg seringkali dibentuk menjadi satuan pelayanan pusat itu ialah
aktivitas-aktivitas:
-mail (pengiriman surat-surat)
-files ( pemeliharaan berkas-berkas)
-transcription ( tata hubungan)
-duplicating (penggandaan warkat)
-tabulating(pendaftaran)
-reception (penerimaan tamu)
Supplies ( pengadaan material
tatausaha)
-building service (pelayanan yg
menyangkut pergedungan).
Cara pengorganisasian tersebut di
atas merupakan jalan tengah di antara 2 kutub pelaksanaan sentralisasi
sepenuhnya dan desentralisasi seluruhnya dalam bidang tatausaha.
Menurut
Geoffrey Mills dan OliverStandingford (office
Organization and Method, 1978), spesialisasi dalam pekerjaan perkantoran hanya
boleh dijalankan untuk mencapai salah satu dari tujuan-tujuan yang berikut :
a.
To separate different skills ( Memisah-mesihkan keterampilan-keterampilan yang
berlainan).
b. To
separate simple from complex tasks (Memisahkan tugas yang sederhana dari tugas
yang rumit).
c.
To use specialized knowledge (Mempergunakan ppengetahuan khusus).
d. To
permit independent checking (Memungkinkan pemeriksaan tersendiri).
e.
To prevent fraud (Mencegah kecurangan).
2)
Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretaris.
Pegawai tersebut lazimnya dinamakan
sekretaris. Untuk jelasnya kadang-kadang juga disebut sekretaris pribadi
(private secretary) apabila ia menyelenggarakan surat-menyurat yang bersifat
pribadi atau rahasia dari pimpinanya.
Menurut sebuah buku pegangan
singkat yang disiapkan oleh 2 penulis Filiphina, istilah “secretary” diartikan
sebagai:
“an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence,
receives visitors, checks or reminds her chief of his official engagements or
appointments and performs many other related duties that increase the
effectiveness of the chief”.
(Seorang pembantu dari seorang
kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat , menerima tamu-tamu
, memerikasa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibanya yang resmi atau
perjanjianya dan melakukan banyak kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan
guna meninggikan efektivitas dari kepala itu.)
Perkataan Inggris “secretary”
itu berasal dari kata Perancis kuno “secretaire”
yang pada giliranya berasal dari bahasa latin, yaitu:
-secretarium/secretaries : artinya a
confidential officer ( seorang pejabat yang dipercaya menyimpan rahasia).
-secret-us : artinya secret
(rahasia).
Jadi pada permulaanya
sekretaris adalah seseorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan
rahasia.
Akhirnya tugas sekretaris itu
dapat diperluas dengan segi-segi tatausaha lainnya sepertin misalnya memelihara
dokumen-dokumen, menyambung atau menerima telepon, mencatat
perjanjian-perjanjian dari kepalanya, atau menyusun risalah-risalah rapat.
Sebagai sekedar contoh mengenai
sekretaris yang mempunyai peranan sebagai manager dapatlah dikemukakan
jabatan-jabatan yang sebagai berikut:
a)
Sekretaris jenderal pada tingkat internasional.
b)
Secretary di tingkat pemerintahan nasional Amerika Serikat.
c)
Sekretaris pada tingkat lokal.
Pada
pokoknya sekretaris adalah satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan
dalam bidang tatausaha. Namun sejalan dengan kecenderungan
pada jabatan sekretaris, tugas-tugas sebuah sekretaris juga tampak meluas
sehingga sering-sering meliputi bidang-bidang kepegawaian , keuangan,
perbekalan, dan hubungan masyarakat.
→Ciri-ciri
yang diperlukan untuk menjadi sebuah sekretaris adalah sebagai berikut:
-Sincerity
(kesungguhan, yaitu minat yang sungguh-sungguh terhadap pekerjaan, atasan,
perusahaan, dan masa depannya)
-Dedication
(pengabdian, yaitu kesanggupan menyisihkan kepentingan pribadi
untuk urusan kantornya)
-dan
Ambition (cita-cita , yaitu menetapkan suatu tujuan dan hasrat untuk menacapai
tujuan itu).
No comments:
Post a Comment